Visszaélés bejelentési adatkezelési tájékoztató

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
A PALATINUS 94 KFT. BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZERÉHEZ


Jelen adatkezelési tájékoztató („Tájékoztató”) célja, hogy részletes, közérthető és átlátható információt nyújtson a Palatinus 94 Kft. ( (székhely: 2314 Halásztelek, Korbuly u. 17., cégjegyzékszám: 13 09 215848, a továbbiakban: „Társaság” vagy „Adatkezelő”) által működtetett belső visszaélés-bejelentési rendszerhez kapcsolódó személyesadat-kezelésekről. A Társaság a bejelentések fogadását és kivizsgálását a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény („Panasztv.”) szerint, a bejelentő személyének védelmét és az adatkezelés bizalmasságát szem előtt tartva végzi, összhangban az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletével („GDPR”).

1. Fogalommeghatározások

Bejelentő: az a természetes személy, aki a Társaság belső visszaélés-bejelentési rendszerén keresztül jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre, mulasztásra vagy egyéb visszaélésre vonatkozó információt közöl.
Érintett személy: az a természetes személy, akinek magatartása vagy mulasztása a bejelentés tárgyát képezi.
Tanú / információval rendelkező személy: az a természetes személy, aki a bejelentés kivizsgálása szempontjából érdemi információval rendelkezik.
Belső visszaélés-bejelentési rendszer felelőse: a Társaság által kijelölt személy, aki a bejelentések fogadását, nyilvántartását és kivizsgálását koordinálja, illetve a vizsgálat lefolytatásáért felel.
MiniCRM: a Társaság által használt belső ügyfélkezelő/nyilvántartó rendszer, amelyben a bejelentésekhez kapcsolódó adatok rögzítésre és tárolásra kerülnek.

2. Az Adatkezelő adatai

Adatkezelő: Palatinus 94 Kft.
Székhely: 2314 Halásztelek, Korbuly u. 17.
E-mail: bejelentes@palatinusfurdoszoba.hu
(a továbbiakban: „Adatkezelő”)

3. A Tájékoztató hatálya

Jelen Tájékoztató személyi hatálya kiterjed (i) a Bejelentőre (azonosított vagy anonim), (ii) az érintett személyre, (iii) a tanúkra és információval rendelkező személyekre, továbbá (iv) azokra, akiknek adatai a vizsgálat során – a feltétlenül szükséges mértékben – megjelennek. A Tájékoztató tárgyi hatálya kiterjed minden, a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetéséhez kapcsolódó adatkezelési műveletre a bejelentés beérkezésétől az ügy lezárásáig.

4. Adatkezelés – bizalmasság és alapelvek

A Társaság a bejelentő személyazonosságát és a bejelentésben foglalt információkat a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli. A belső visszaélés-bejelentési rendszert úgy alakította ki, hogy a bejelentő, az érintett személy és a tanúk személyes adatait – az arra jogosultakon kívül – más ne ismerhesse meg. A vizsgálat során a bejelentés tartalmára és az érintett személyre vonatkozó információk csak a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatók meg.

A Társaság az adatkezelés során érvényesíti különösen a célhoz kötöttség, adattakarékosság, pontosság, korlátozott tárolhatóság, integritás és bizalmas jelleg elvét.

5. Az adatkezelés céljai

Az adatkezelés céljai különösen:
– a bejelentések fogadása, nyilvántartása és visszaigazolása (amennyiben a Bejelentő elérhetőséget megad);
– a bejelentések tartalmi előértékelése (kivizsgálhatóság megállapítása);
– a vizsgálat lefolytatása, tényállás tisztázása, bizonyítékok kezelése;
– a szükséges intézkedések meghozatala (megelőzés, helyreállítás, jogkövetés);
– jogszabályi kötelezettségek teljesítése, hatósági vagy bírósági eljárások támogatása;
– a bejelentők védelme és a retorziómentesség biztosításának dokumentálása.

6. Az adatkezelés jogalapja

A személyes adatok kezelése a Társaságot terhelő jogi kötelezettség teljesítése érdekében történik (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont), a Panasztv. rendelkezéseivel összhangban.

Szóbeli bejelentés esetén hangfelvétel nem készül; a bejelentés tartalma írásos jegyzőkönyvben kerül rögzítésre, amelyet a Bejelentő jogosult ellenőrizni, helyesbíteni és jóváhagyni.

7. A bejelentések megtételének módjai

Írásbeli bejelentés: a Társaság honlapján elérhető visszaélés-bejelentési űrlap kitöltésével tehető.
Szóbeli bejelentés: személyesen, előre egyeztetett időpontban és egyeztetett helyszínen, vagy a Társaság 1095 Budapest, Soroksári út 86. szám alatti fióktelepén tehető meg (a továbbiakban: személyes bejelentés).
Anonim bejelentés: a Társaság biztosítja az anonim bejelentés lehetőségét. Amennyiben az anonim bejelentés érdemi kivizsgálásra alkalmas információkat tartalmaz, a Társaság a vizsgálatot lefolytatja; ellenkező esetben a vizsgálat mellőzhető.

Egyéb hivatalos csatornán érkező bejelentések kezelése.

Amennyiben a Társaság bármely hivatalos kapcsolattartási csatornáján olyan bejelentés vagy információ érkezik, amely visszaélésre utal, a Társaság köteles azt haladéktalanul a belső visszaélés-bejelentési rendszer keretében kezelni, és a jelen szabályzat rendelkezései szerint eljárni.

 

8. A kezelt személyes adatok köre

A Társaság kizárólag a bejelentés fogadásához, kivizsgálásához és az ügy lezárásához feltétlenül szükséges személyes adatokat kezeli. A kezelt adatok tipikusan az alábbi kategóriákba sorolhatók:
8.1. Azonosító adatok (pl. név, munkakör/beosztás) – amennyiben a bejelentés nem anonim.
8.2. Kapcsolattartási adatok (pl. e-mail cím, telefonszám) – amennyiben a Bejelentő megadja.
8.3. A bejelentés tartalmi elemei (a bejelentett esemény leírása, hely, időpont, érintett folyamatok, bizonyítékok).
8.4. Érintett személy(ek) azonosításához szükséges adatok.
8.5. Vizsgálati és eljárási adatok (feljegyzések, döntések, intézkedések, jegyzőkönyvek, kapcsolódó dokumentumok).

A Társaság kéri a Bejelentőt, hogy lehetőség szerint ne közöljön különleges adatot (pl. egészségügyi adatot), és ne adjon meg olyan személyes adatot, amely a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges. Amennyiben ilyen adat mégis megadásra kerül, a Társaság megteszi a szükséges intézkedéseket a felesleges adatok mellőzésére, illetve – amennyiben lehetséges és jogszerű – törlésére.

9. Címzettek – adattovábbítás, adatfeldolgozók

9.1. Adatfeldolgozók: A Társaság a belső visszaélés-bejelentési rendszer keretében nem vesz igénybe külső adatfeldolgozót; a bejelentések rögzítése és kezelése a Társaság szervezetén belül történik.

9.2. Címzettek / adattovábbítás: Személyes adatok továbbítására kizárólag jogszabályi kötelezettség alapján, illetve hatósági vagy bírósági eljárás esetén kerülhet sor. A Társaság a Bejelentő személyes adatait – hozzájárulása nélkül – nem hozza nyilvánosságra. Amennyiben nyilvánvalóvá válik, hogy a Bejelentő rosszhiszeműen, valótlan információt közölt, és ez bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülményt vet fel, vagy alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenesen kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, a Társaság a jogszabályoknak megfelelően a Bejelentő személyes adatait az eljárás megindítására vagy lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére – annak kérelmére – átadhatja.

9.3. Harmadik országba adattovábbítás: A Társaság személyes adatokat harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére nem továbbít.

10. Hozzáférési jogosultságok és technikai környezet (MiniCRM)

A bejelentésekkel kapcsolatos adatok rögzítése és tárolása a Társaság MiniCRM rendszerében történik. A MiniCRM-ben a visszaélés-bejelentésekhez kapcsolódó adatokhoz kizárólag a Belső visszaélés-bejelentési rendszer felelőse rendelkezik hozzáféréssel. A Társaság biztosítja, hogy a hozzáférés jogosultság-alapú, ellenőrzött, és csak az arra feljogosított személy számára lehetséges.

Összeférhetetlenség: amennyiben a bejelentés a Belső visszaélés-bejelentési rendszer felelősét érinti, az adatkezelést és a vizsgálat koordinálását a Társaság ügyvezetője veszi át.

11. Az adatkezelés folyamata – ügyintézés, visszajelzés, azonosítás

11.1. Visszaigazolás és tájékoztatás: a Társaság a bejelentés beérkezését követően a jogszabályi határidők szerint visszaigazolást küld, amennyiben a Bejelentő elérhetőséget megad. Anonim bejelentés esetén a Bejelentő elérhetőségének hiányában a Társaság visszaigazolást nem tud küldeni.

11.2. Azonosítás érintetti kérelmeknél: a Tájékoztató 15. pontjában meghatározott érintetti jogok gyakorlása során a Társaság köteles meggyőződni a kérelmező személyazonosságáról. Amennyiben az azonosítás nem lehetséges, a Társaság a kérelmet nem tudja teljesíteni.

11.3. Válaszadási mód: a Társaság a kérelmekre írásban, jellemzően elektronikus úton válaszol. Ha a kérelem elektronikus úton érkezik, a válasz alapesetben elektronikus úton történik, kivéve, ha az érintett más formát kér és az ésszerűen teljesíthető.

12. Megőrzési idő (a legrövidebb jogszerű elv szerint)

A Társaság a személyes adatokat kizárólag addig kezeli, ameddig az a bejelentés kivizsgálásához és az esetleges intézkedések megtételéhez szükséges.
– Alapesetben: a vizsgálat lezárásáig.
– Ha intézkedés szükséges: az intézkedés végrehajtásáig.
– Hatósági/bírósági eljárás esetén: az eljárás jogerős lezárásáig.

A vizsgálat szempontjából nyilvánvalóan irreleváns, illetve szükségtelen személyes adatokat a Társaság – amennyiben jogszerűen lehetséges – haladéktalanul mellőzi, illetve törli.

13. Az érintettek jogai – részletes 
Az érintetteket a GDPR alapján – a Panasztv.-ben meghatározott korlátozások figyelembevételével – az alábbi jogok illetik meg. Érintetti kérelmet az Adatkezelő 2. pontban megjelölt elérhetőségére lehet benyújtani. A Társaság a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított 1 (egy) hónapon belül teljesíti. Szükség esetén (a kérelem összetettsége, a kérelmek száma) a határidő további 2 (két) hónappal meghosszabbítható, amelyről a Társaság az érintettet az 1 hónapos határidőn belül tájékoztatja.

A Társaság a kérelmeket főszabály szerint díjmentesen teljesíti. Amennyiben a kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó, a Társaság – a GDPR szabályai szerint – ésszerű díjat számíthat fel, vagy a kérelem teljesítését megtagadhatja.

13.1. Tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való jog

Az érintett jogosult visszajelzést kapni arról, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha igen, jogosult tájékoztatást kérni az adatkezelés céljairól, jogalapjáról, az adatok kategóriáiról, a címzettekről, a megőrzési időről, valamint a jogorvoslati lehetőségekről.

13.2. Helyesbítéshez való jog

Az érintett jogosult kérni a pontatlan személyes adatok helyesbítését, valamint – az adatkezelés céljára tekintettel – a hiányos személyes adatok kiegészítését.

13.3. Törléshez való jog 

Az érintett jogosult kérni a rá vonatkozó személyes adatok törlését a GDPR 17. cikke alapján. A törléshez való jog gyakorlása a belső visszaélés-bejelentési rendszer keretében a Panasztv. szerinti eljárás céljaira tekintettel korlátozható, különösen akkor, ha a személyes adatok kezelése a bejelentés kivizsgálásához, a szükséges intézkedések megtételéhez, illetve hatósági vagy bírósági eljárás lefolytatásához szükséges. Amennyiben a törlés nem teljesíthető, a Társaság az adatkezelést – ahol jogszerű – korlátozza, és erről az érintettet tájékoztatja.

13.4. Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az érintett jogosult kérni az adatkezelés korlátozását, ha vitatja az adatok pontosságát, ha az adatkezelés jogellenes, de az érintett ellenzi a törlést, ha az Adatkezelőnek már nincs szüksége az adatokra, de az érintett jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez igényli azokat, illetve ha az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen, és folyamatban van annak vizsgálata, hogy az Adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e.

13.5. Adathordozhatósághoz való jog

Az érintett jogosult kérni, hogy a rá vonatkozó, általa az Adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, illetve – ha technikailag megvalósítható – kérheti ezen adatok más adatkezelő részére történő közvetlen továbbítását. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy az adathordozhatósághoz való jog tipikusan a hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló, automatizált adatkezelésekre vonatkozik; a jelen rendszerben az adatkezelés jogalapja jogi kötelezettség, ezért a jog gyakorlása korlátozott lehet.

13.6. Tiltakozáshoz való jog

Az érintett jogosult tiltakozni személyes adatainak kezelése ellen a GDPR 21. cikke alapján, amennyiben az adatkezelés jogalapja jogos érdek vagy közérdekű feladat. A jelen rendszerben az adatkezelés jogalapja jogi kötelezettség, ezért a tiltakozási jog gyakorlása korlátozott lehet; a Társaság minden esetben egyedileg vizsgálja a kérelem jogalapját és teljesíthetőségét.

13.7. Hozzájárulás visszavonása

Amennyiben a Társaság a jövőben olyan csatornát vezetne be, amely hangfelvétel készítésével járna, és annak jogalapja az érintett hozzájárulása lenne, az érintett jogosult lenne hozzájárulását bármikor visszavonni. Jelen Tájékoztató alapján a Társaság hangfelvételt nem készít, így hozzájáruláson alapuló adatkezelés nem történik.

14. Jogorvoslati lehetőségek

14.1. Panasz a NAIH-nál: Az érintett panasszal élhet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH).
NAIH címe: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Web: www.naih.hu

14.2. Bírósághoz fordulás: Az érintett a GDPR alapján bírósághoz fordulhat, ha megítélése szerint a személyes adatok kezelése során jogsérelem érte.

14.3. Kártérítés és sérelemdíj: Az érintett jogosult a GDPR és a vonatkozó magyar jogszabályok alapján kártérítést, illetve sérelemdíjat követelni, ha az adatkezelés jogellenessége miatt kára keletkezett vagy személyiségi jogai sérültek.

15. Adatbiztonság

A Társaság a kezelt személyes adatok védelme érdekében megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz. Ilyen intézkedések különösen:
– hozzáférés-szabályozás és jogosultságkezelés (csak a kijelölt felelős hozzáférése a MiniCRM-ben);
– a bejelentésekhez kapcsolódó dokumentumok elkülönített kezelése;
– a bejelentések bizalmas kezelésére vonatkozó belső eljárásrend alkalmazása;
– rendszeres felülvizsgálat és szükség szerinti frissítés a belső szabályzatokban;
– az incidensek (adatvédelmi események) kezelésére vonatkozó belső rend.

A Társaság törekszik arra, hogy az adatbiztonság megfeleljen a kockázatokkal arányos, a GDPR 32. cikkében meghatározott követelményeknek.

16. Egyéb rendelkezések

A Társaság fenntartja a jogot jelen Tájékoztató módosítására. A módosítások a weboldalon történő közzététellel válnak hatályossá. A Tájékoztató legutóbbi frissítésének dátuma: 2026.01.22..


Jelen Tájékoztató nyilvános webes közzétételre készült. Az Adatkezelő bármikor jogosult jelen Adatkezelési Tájékoztatóban foglaltakat módosítani. Az esetleges módosítás a honlapon való megjelenéssel egyidejűleg lép hatályba.